Hồ sơ mua quà Tết doanh nghiệp: báo giá, hợp đồng, hóa đơn, giao nhận

Hồ sơ mua quà Tết doanh nghiệp thường gồm 12 giấy tờ đi theo 7 bước: đề xuất, báo giá, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, thanh toán, giao nhận, hóa đơn và hoàn tất. Chuẩn bị đủ từ đầu giúp kế toán quyết toán nhanh, không phải bổ sung chứng từ sau Tết. Bên dưới là checklist 12 giấy tờ, lưu ý về hóa đơn, thanh toán và mẫu biên bản giao nhận nhiều điểm.

Bài viết mang tính tham khảo, tổng hợp từ văn bản pháp luật và nguồn thứ cấp tại thời điểm viết; quy định có thể thay đổi. Quý khách nên hỏi kế toán hoặc luật sư trước khi áp dụng cho doanh nghiệp mình.

Checklist 12 giấy tờ trong hồ sơ mua quà Tết

Quy chế chi tiêu nội bộ quyết định cần bao nhiêu loại; Quý khách đánh dấu và bỏ bớt dòng không áp dụng.

#	Bước	Giấy tờ	Ai lập	Lưu ý
1	1. Đề xuất	Tờ trình xin kinh phí mua quà Tết	Hành chính – nhân sự	Kèm danh sách người nhận, dự toán
2	1. Đề xuất	Quyết định / phê duyệt của giám đốc	Giám đốc	Căn cứ để chi
3	2. Báo giá	Thư yêu cầu báo giá	Người mua	Ghi số lượng, mẫu quà, ngày giao, yêu cầu hóa đơn
4	2. Báo giá	Báo giá của nhà cung cấp	Nhà cung cấp	Có ngày báo giá, thời hạn hiệu lực, đơn giá đã/chưa gồm VAT
5	2. Báo giá	Bảng so sánh báo giá	Người mua	Khi quy chế nội bộ yêu cầu nhiều báo giá
6	3. Hợp đồng	Hợp đồng mua bán hoặc đơn đặt hàng có xác nhận	Hai bên	Mẫu quà, số lượng, giá, thời hạn giao, thanh toán, đổi trả
7	3. Hợp đồng	Phụ lục danh sách hàng và địa chỉ giao	Người mua	Nên có khi giao nhiều điểm
8	4. Thanh toán	Giấy đề nghị tạm ứng / thanh toán	Người mua	Theo mẫu kế toán nội bộ
9	4. Thanh toán	Chứng từ chuyển khoản	Kế toán	Lưu cùng hóa đơn
10	5. Giao nhận	Biên bản giao nhận (theo từng điểm)	Hai bên	Mẫu ở phần dưới
11	6. Hóa đơn	Hóa đơn GTGT (hóa đơn điện tử)	Nhà cung cấp	Đối chiếu tên, mã số thuế, số lượng, số tiền
12	7. Hoàn tất	Danh sách ký nhận quà của người nhận cuối	Hành chính – nhân sự	Với quà nhân viên; lưu cùng bộ hồ sơ

Dòng thời gian hồ sơ: làm gì trước, làm gì sau

Báo giá: hỏi đủ ngay lần đầu

Thư yêu cầu báo giá nên ghi: mẫu quà hoặc mức ngân sách mỗi phần, số lượng, số điểm giao, ngày cần nhận, nhu cầu thiệp và thông tin xuất hóa đơn. Báo giá nhận về cần có ngày lập, thời hạn hiệu lực và ghi rõ đơn giá đã hay chưa gồm thuế GTGT.

Hợp đồng hay đơn đặt hàng?

Theo Luật Thương mại 2005 (Điều 24), hợp đồng mua bán hàng hóa có thể được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc xác lập bằng hành vi cụ thể. Tuy vậy, để làm chứng từ kế toán và để đối chiếu khi có chênh lệch, đơn hàng quà Tết doanh nghiệp nên có văn bản: hợp đồng, hoặc đơn đặt hàng có xác nhận của hai bên. Nội dung tối thiểu: mẫu quà, số lượng, đơn giá, tổng tiền, thời hạn và địa điểm giao, phương thức thanh toán, xử lý hàng thiếu hoặc hư hỏng. Nếu giao nhiều điểm, kèm phụ lục danh sách địa chỉ.

Thanh toán: chuyển khoản để giữ quyền khấu trừ

Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 (số 48/2024/QH15) yêu cầu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa mua vào để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, trừ một số trường hợp theo quy định của Chính phủ. Theo tổng hợp của các đơn vị kế toán về Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật này, hàng hóa mua vào có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã gồm thuế GTGT) cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt; Quý khách nên cùng kế toán đối chiếu văn bản gốc. Đơn quà Tết vài chục phần thường vượt mức này, nên Quý khách chuyển khoản và lưu chứng từ cùng hóa đơn.

Hóa đơn: lập khi giao hàng, không chờ thanh toán

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Điều 9), thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Vì vậy, Quý khách nên gửi thông tin xuất hóa đơn (tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, email nhận hóa đơn) ngay khi ký đơn hàng. Khi nhận hóa đơn, đối chiếu tên, mã số thuế, mẫu quà, số lượng và số tiền với hợp đồng và biên bản giao nhận.

Cách hạch toán chi phí quà Tết, điều kiện trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân với quà tặng nhân viên phụ thuộc từng trường hợp. Quý khách nên hỏi kế toán trưởng hoặc đơn vị tư vấn thuế trước khi chốt nguồn chi.

Mẫu biên bản giao nhận quà Tết nhiều điểm

Khi quà được giao đến nhiều chi nhánh hoặc văn phòng, mỗi điểm nên có một biên bản riêng, đánh số "điểm [..] / tổng [..] điểm". Cuối đợt, tổng hợp các biên bản thành một bảng để đối chiếu với hóa đơn. Mẫu dưới đây có thể sao chép:

Bảng tổng hợp cuối đợt gồm: số điểm, địa chỉ, số lượng theo đơn, thực nhận, ngày giao, người ký nhận. Tổng thực nhận phải khớp số lượng trên hóa đơn.

Tết Dân Việt chuẩn bị gì cho hồ sơ của Quý khách?

• Báo giá doanh nghiệp theo số lượng, đặt được ngay với các hộp quà có sẵn.
• Xuất hóa đơn VAT cho đơn hàng doanh nghiệp.
• Xác nhận ngày giao cho từng đơn, giao toàn quốc.
• Hộp quà kèm thiệp chúc Tết; đổi món trong hộp theo yêu cầu, báo giá trước.
• Giao đến nhiều địa chỉ theo danh sách và thiệp in tên, logo doanh nghiệp: trao đổi khi báo giá.

Gợi ý hộp quà cho đơn doanh nghiệp: Hộp quà Tết An Khang cho đối tác, Hộp quà Tết Gian Bếp Đủ Đầy cho khách hàng và nhân viên. Xem đầy đủ tại Quà Tết doanh nghiệp và Quà Tết nhân viên.

Câu hỏi thường gặp

Mua quà Tết cho công ty có bắt buộc ký hợp đồng không?

Luật Thương mại cho phép hợp đồng bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi, nhưng doanh nghiệp nên có hợp đồng hoặc đơn đặt hàng bằng văn bản để làm chứng từ. Hỏi kế toán về yêu cầu của công ty.

Khi nào nhà cung cấp phải xuất hóa đơn quà Tết?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

Thanh toán tiền mặt khi mua quà Tết có sao không?

Theo Luật Thuế GTGT 2024 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP (theo tổng hợp của các đơn vị kế toán), hàng hóa mua vào từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế) cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Nên chuyển khoản và hỏi kế toán.

Nguồn tham khảo

• Thư viện Pháp luật – Luật Thương mại 2005 (Điều 24)
• Thư viện Pháp luật – Thời điểm xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
• Kế toán Thuận Thiên – Điều kiện khấu trừ thuế GTGT từ 01/7/2025